Kilpailutus on edessä ja tavoitteena on korostaa hankinnassa erityisesti laatua. Ajatukset siirtyvät laadun huomioimiseen tarjousten vertailussa ja pian tarjouspyyntöön on lisätty jonkinlaiset painotusprosentit hinnalle ja laadulle, vaikkapa hinta 70 % ja laatu 30 %. Mutta mistä ihmeestä voi tietää, onko juuri tuo niille toimiva suhde?

Lähtökohtana hankintayksikön tarpeet

Hankinnan laadun perustaso määritellään hankintaa koskevien pakollisten vaatimusten kautta. Lisälaatua kuvaavien kriteerien asettamisessa kannattaa keskittyä hankintayksikön omiin tarpeisiin ja miettiä tarkasti, millaisesta lisälaadusta ollaan valmiita maksamaan. Löytyykö esimerkiksi jokin ominaisuus, joka ei ole välttämätön, mutta hyödyllisenä kuitenkin lisähintansa arvoinen?

Ihannetilanteessa painotusprosenttien määrittelyä helpottaa tieto lisälaadun tuomista lisäkustannuksista ja jopa sillä jatkossa saavutettavista säästöistä. Usein prosentit joudutaan päättämään ilman näitä tietoja, mutta silloinkin painotuksen tulee olla harkittu eikä hatusta tai hihasta vetäisty. Sopivia painotusprosentteja voi myös mallintaa kokeilulaskelmilla eli simuloimalla mahdollisia lopputuloksia.

Oikein määritelty hinta-laatusuhde varmistaa, ettei lisälaatua jouduta kuitenkaan ostamaan hinnalla millä hyvänsä. Jos lisälaatu nostaa hintaa merkittävästi, voittaa vertailun edullisempi, ilman lisälaatua oleva perusratkaisu kiilattuaan riittävästi painotettujen hintapisteiden avulla ykköseksi.

Välillä markkinoilta löytyy toimija, joka tarjoaa toivotun lisälaadun kustannustehokkaasti. Tälle lähes täydelliselle tarjoajalle voimme ilolla suoda sekä hyvät laatu- että hintapisteet ja todennäköisesti myös kilpailutuksen voiton!

Jospa vertailu tehdään vain hinnalla?

Laatuvertailuun liittyy aina epävarmuustekijöitä. Siksi on hyvä pitää mielessä myös pelkästään hintaan perustuva vertailu.

Sitä pohdittaessa harhaudutaan joskus ajattelemaan, että oltaisiin valitsemassa mikä tahansa markkinoilta löytyvä halvin ja ehkä laadultaan huono ratkaisu. Julkisissa hankinnoissa hintavertailuun kelpaavat kuitenkin vain ne tarjoajat ja tarjoukset, jotka täyttävät ennalta asetetut vähimmäisvaatimukset.

Näitä pakollisia vaatimuksia asetetaan sekä yritykselle että hankittavalle tavaralle, palvelulle tai urakalle, eivätkä vaatimukset ole useinkaan kovin kevyitä. Kun hintavertailuun pääsevät vain riittävän kovatasoiset tarjoukset, on niiden joukosta halvimman valitseminen pelkästään järkevää eikä millään lailla laatua väheksyvää.

Vertailuhinnan määrittelylle ei ole mitään tiukkoja sääntöjä, kunhan vertailuhinta liittyy hankinnan kohteeseen. Esimerkiksi eri hintakomponentteja voi painottaa haluamallaan tavalla, aivan kuten laatutekijöitäkin. Myös hintavertailussa on syytä pohtia sitä, mitä haluaa vertailla.

Mikäli valinta- ja vertailuperusteet askarruttavat, pohditaan asiaa yhdessä! KuHassa on vuosien varrella tehty lukuisia erilaisia vertailuja, joten meillä riittää kokemusta, näkemystä ja ideoita teidänkin avuksenne.

Blogin kirjoittaja:

Minna Kitusuo, hankinta-asiantuntija