Yhteydenotto tarjoajiin

Hankintapäätös on kilpailutusprosessin päätösasiakirja. Kaikki olennaisimmat päätökset hankintaan liittyen on kuitenkin tehty jo paljon aikaisemmin. Hankinnan kohteen vaatimukset, sopimusehdot ja käytettävät vertailuperusteet päätetään jo hankinnan valmistelun aikana, kun tarjouspyyntöä laaditaan. Jotta tulevaa sopimuskautta vahvasti määrittelevät päätökset olisivat mahdollisimman hyviä, tarvitaan mahdollisimman paljon taustatietoa. Mistä tätä tietoa voi hankinnan valmistelun aikana saada?

Markkinakartoitus, markkinavuoropuhelu, tekninen vuoropuhelu – käyttipä mitä termiä tahansa, olennaista on olla yhteydessä alalla toimiviin tarjoajiin! Keskusteluissa tulee esille markkinoilla tarjolla olevat toteutustavat ja mahdolliset rajoitteet, jotka kyseisen alan toimintaa määrittävät.

Keskustelun myötä tieto lisääntyy ja usein alkaa löytyä jonkinlainen totuus ja ymmärrys asiaan. Ääripäitä edustavat tai sivuseikkoihin keskittyvät yksittäiset näkemykset jäänee lopullisesta hankinnan määrittelystä pois. Toisaalta teemat, jotka toistuvat useissa keskusteluissa, voivat hyvinkin olla niitä, joiden äärellä kannattaa käyttää aikaa, kun määritelmiä laaditaan.

Markkinakartoituksessa tyyli on vapaa ja keskustelua voidaan käydä sähköpostitse, Teams-palaverissa, kahvikupin äärellä hankintayksikön tiloissa tai jalkautumalla yrityksiin. Myös alan toimijoille järjestettävät yleiset infotilaisuudet voivat toimia – joskin kahdenväliset keskustelut voivat usein tuoda enemmän esiin yksittäisen tarjoajan näkemyksiä, kun kaikkea ei haluta jakaa kilpailijoiden kanssa yhteisessä salissa. Hyvä on muistaa, että vain yhden tarjoajan kanssa keskustelu on äkkiä syrjivää ja tiedonsaantimielessä turhan suppeaa, mutta toisaalta kaikkia alan toimijoita lienee mahdoton jututtaa. Itse pyrkisin vähintään kolmen yrityksen juttusille, mutta mahdollisuuksien mukaan toki useammankin.

Kilautanko kaverille?

Usein työn alla oleva hankinta on jollakulla toisella jo kilpailutuksessa. Näihin jo julkaistuihin tarjouspyyntöihin pääsee kuka tahansa Hilman kautta tutustumaan. Helpoiten omaa hankintaa vastaavia aineistoja saa etsittyä asettamalla Hilmaan hakuvahteja. Toisten hankintayksiöiden aineistoja tulee kuitenkin aina tarkastella hieman kriittisesti. Esimerkiksi toisen organisaation rakenne ja asioiden toteutustapa, hankintaan käytettävissä olevat eurot tai linjaukset hankintaan liitettävien erityisehtojen (kuten vaikkapa työllistämisehdon) käytöstä voivat olla täysin poikkeavat omasta organisaatiostasi.

Oman tarjouspyyntösi vaatimusten tulee aina perustua organisaatiosi omiin tarpeisiin ja hankinnan tapauskohtaisiin lähtökohtiin. Yhtä kaikki – kaverin tarjouspyynnöstä voi saada paljon käyttökelpoisia määrittelyjä tai ainakin otsikkotasoja hankintaan liittyville vaatimuksille. Mikäli aineistoja tulee kysyttyä toiselta organisaatiolta jo toteutetusta hankinnasta, voi samalla tiedustella, miten hankinta kyseisillä papereilla onnistui.

Oma kokemus

Jos hankinnan kohde on tuttu eikä kilpailutusta tehdä ensimmäistä kertaa, voi sekä hankinnan kohde että markkinoiden tilanne olla kilpailuttajalla valmiiksi kokemusperäisesti hallussa. Tätä asiantuntemusta kannattaa toki hyödyntää ja kilpailutusasiakirjojen laatimisessa voi päästä pitkälle ihan omin voimin. Omaa tietopohjaa voi tällöinkin hieman tuulettaa uusilla näkökulmilla: Onko markkinoille tullut uusia toteutustapoja? Tai tuoko uusi kilpailutus mahdollisuuden muuttaa tekemisen tapaa omassa organisaatiossa, jolloin hankinnan määrittelykin kannattaa tehdä aiemmasta poiketen?

Omien kokemuksien tueksi voi myös hakea kovaa faktaa edelliseltä sopimuskaudelta esimerkiksi ostolaskuaineistoon perehtymällä, mahdollisten reklamaatioiden tarkastelulla tai vaikka palvelua käyttäneiden asiakkaiden palautteeseen tutustumalla.

Mikä siten on paras tapa juuri nyt käsillä olevan hankinnan valmisteluun? Ota tarvittaessa yhteyttä KuHaan ja mietitään yhdessä tehokkaimmat tavat tiedon kartuttamiselle ja hyvälle hankinnan määritellylle!

Blogin kirjoittaja:  
Minna Kitusuo, hankinta-asiantuntija