Ei se lopulta harvinaista ole, että kaiken huolellisen valmistelun jälkeenkin tarjoajat löytävät julkaistusta tarjouspyynnöstä jotakin kysyttävää tai jopa virheitä. Kilpailutusprosessiin sisältyvä lisätietojen kysymisen mahdollisuus tuo virheitä ja tarkentamisen paikkoja esiin ja hyvä niin. Kilpailutusasiakirjoihin on voinut jäädä ristiriitaista tietoa, kriittisiä kirjoitusvirheitä tai isompia määrittelyn virheitä, jotka eivät vain tulleet markkinakartoituksessa eikä hankinnan vaatimuksia kirjoitettaessa esiin.  

Virheitä saa ja täytyy korjata, mutta muutoksien tekeminen tarjouspyyntöön ei ole ainoastaan uusien, tarkentavien tai korjaavien tietojen antamista. Jokaisen muutoksen vaikutus tarjoajien avoimeen ja tasapuoliseen kohteluun on mietittävä ja asiakirjojen lisäksi myös prosessia on korjattava tarpeen mukaan. Joskus riittää lisätietojen julkaisu. Toisinaan on hyvä tehdä korjausilmoitus tai jopa keskeyttää koko hankinta.  

Lisätietokysymyksiin vastaaminen 

Mikäli tarjoajien kysymyksiin löytyy vastaukset suoraan tarjouspyynnöstä, on tilanne helppo. Vastauksissa voidaan toistaa jo annettua tietoa tai mainita, että asia on jo määritelty tarjouspyynnössä. Joskus tarjoajat ehdottavat heidän näkökulmastaan kilpailutuksen ehtoja parantavia ”korjauksia”, mutta näiden toiveiden toteuttaminen ei välttämättä ole hankintayksikön edun mukaista. Tällöin toiveet voidaan kuitata toteamalla, että tarjouspyynnön vaatimuksia ei muuteta. Näissä tapauksissa vastausten julkaisu lisätietona on riittävä keino ohjata tarjoajat oikeille urille tarjouksen tekemisessä.  

Korjausilmoituksen käyttäminen 

Jos korjattavaa tai täsmennettävää kuitenkin löytyy ja muutos voisi vaikuttaa tarjoajan esittämään hintaan tai tarjottavaan palveluun, on korjaus tai täsmennys tuotava esille korjausilmoituksen kautta. Aineiston lievät ristiriidat voidaan oikaista ja itsestään selvät epäselvyydet voidaan tarkentaa täsmälliseen muotoon. Lähtökohtaisesti muutoksilla varmistetaan vertailukelpoisten tarjousten saaminen. Myös tarjouspyynnön liitteiden vaihtaminen vaatii korjausilmoituksen. Esimerkiksi laskentakaavan virhe hintaliitteessä on korjattava ja liite on vaihdettava, jotta vertailuhinta muodostuu oikein ja hintavertailu voidaan toteuttaa pätevästi. 

Koska korjausilmoituksella kerrotut tiedot voivat muuttaa tarjouksen sisältöä, on yleensä hyvä siirtää tarjousten jättämisen määräpäivää, jotta tarjoajat ehtivät nämä lisätiedot tarjouksissaan huomioida.  

Hankinnan keskeyttäminen 

Korjausilmoitus ei kuitenkaan riitä, mikäli tarjouspyynnöstä muutetaan vaatimuksia tai muita olennaisia tietoja, jotka vaikuttavat tarjoajien mahdollisuuksiin tarjota tai kiinnostus tarjouksen tekemiseen muuttuisi. 

Pieneltäkin tuntuva muutos voi vaikuttaa tähän ja olla siis liian iso asia korjattavaksi ilman hankinnan keskeytystä. Esimerkiksi minkä tahansa pakollisen vaatimuksen poistaminen saattaa vaikuttaa siihen, että liian tiukaksi todetun vaatimuksen takia joku on jo luopunut prosessin ja mahdollisten korjausilmoitusten seuraamisesta. Mikäli juuri tuo vaatimus poistetaan kesken prosessin, ei estettä tarjoamiselle olisikaan ollut. Oikeuskäytäntö linjaa, että tarjoajan tasapuolinen kohtelu ei tämän kaltaisissa muutoksissa toteudu korjausilmoituksen kautta, vaan ainoastaan hankinnan keskeyttämisen ja uuden korjatuilla vaatimuksilla julkaistavan tarjouspyynnön kautta. 

Tarjouspyynnön virheiden korjaamiseen on siis keinoja ja näitä keinoja on syytä rohkeasti käyttää. Koskaan ei kuitenkaan tarvitse miettiä virheiden korjaamista yksin. Ota yhteyttä KuHaan, niin mietitään yhdessä oikeat keinot, joilla päästään virheiden yli kohti onnistunutta lopputulosta! 

Blogin kirjoittaja:  
Minna Kitusuo, hankinta-asiantuntija