Miten yhteishankinnat etenevät?

KuHan yhteishankintojen luotettavaan prosessiin kuuluu monta vaihetta, joilla varmistetaan hankintojen tasapuolisuus, oikeudenmukaisuus ja tehokkuus. Kuntien asiantuntijat ovat tärkeä apu, jotta löydämme varmasti kuntien tarpeisiin sopivat tuotteet ja palvelut.

Yhteishankinta alkaa aina kunnan hankintatarpeesta ja yhteydenotosta KuHaan. Kun saamme tiedon hankintatarpeesta, jollainen voisi olla muillakin omistajakunnilla, lähdemme kartoittamaan mahdollisia muita osallistujia. Otamme yhteyttä muihin omistajakuntiin ja kysymme, olisivatko ne kiinnostuneita tulemaan mukaan hankintaan.

Kun yhteishankintaan osallistuvat kunnat ovat ilmoittautuneet mukaan, kysymme heiltä parhaat substanssiosaajat asiantuntijaryhmään. Heidän tehtävänään on tuoda hankintaan oman kuntansa tarve ja selvittää paras arvio hankintavolyymista. Kuntien edustajat pääsevät ryhmässä jakamaan tietoa ja oppeja toisten asiantuntijoiden kanssa. Olemme saaneetkin asiantuntijoilta palautetta, että kuntarajat ylittävä yhteistyö on ollut hyödyllistä.

Seuraavassa vaiheessa etsimme potentiaalisia tarjoajia ja teemme markkinakartoitusta heidän kanssaan hankintalain oikeusperiaatteet huomioiden eli syrjimättömästi ja avoimesti. Tavoitteenamme on, että omistajiemme tarve ja markkinoiden tarjonta kohtaisivat. Tehtävänämme on huolehtia, että yhteisesti määrittelemämme kilpailutuksen kriteerit eivät suosi tiettyä tarjoajaa. Olemme oppineet, että markkinakartoituksen aikaiset tekniset vuoropuhelut vähentävät kilpailutuksen sisältövirheiden mahdollisuutta. Lopullinen tarjouspyyntö valmistuu yhdistämällä omistajiemme tarve ja markkinoilta saamamme tieto.

Tarjouskilpailu alkaa, kun julkaisemme tarjouspyynnön Hilmassa. Normaaliin kilpailutusprosessiin kuuluu mahdollisuus jättää kysymyksiä. Tarjoajien kannattaa hyödyntää mahdollisuutta erityisesti silloin, jos ei ole ollut mukana markkinakartoituksessa.

Kilpailutukseen voi kuulua myös tuotetestaus, jolloin tarvitsemme kuntien asiantuntijoita suorittamaan laadun arvioinnin. Jos jotain testataan, se tehdään aina anonyymisti. Myös mahdolliset hankinnan kohteeseen liittyvät palvelukuvaukset katsomme yhdessä asiantuntijaryhmän kanssa. Me KuHassa huolehdimme, että tarjousten vertailut tehdään oikein.

Kun kaikki tarjoukset on vertailtu ja tulokset ovat selvillä, teemme hankintapäätöksen ja lähetämme sen tiedoksi tarjoajille. Odotusajan jälkeen tarkistamme vielä dokumentit ja teemme voittaneen toimittajan rikostaustan selvityksen. Kun kaikki on valmista, teemme sopimuksen ja arkistoimme dokumentaation.

Vastaamme KuHassa juridisesti yhteishankintapäätöksestä, jolloin sopimus ja hankinta tehdään meidän nimissämme. Vähintään kaksi silmäparia tarkistaa aina hankintadokumentit, jotta ne ovat oikein. Jos esimerkiksi saamme jo kesken kilpailutuksen tiedon, että kilpailutuksessa on virhe, korjaamme asian.