Hankintalaki haastaa kilpailuttajaa, kun kyseessä on laajan tai pitkäaikaisen sopimuksen kilpailuttaminen. Vuosien saatossa maailma tuppaa muuttumaan, mutta lain perusperiaate on selvä: hankintasopimusta ei saa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman uutta kilpailutusta.

Vaatii kilpailuttajalta melkoisia ennustajan lahjoja, jotta toimintaympäristön tulevat muutokset osaa jo kilpailutusvaiheessa ennakoida ja kirjata hankinnan kuvauksiin ja sopimusehtoihin niin, että sopimus toimii joustavasti ja lain linjausten mukaisesti tilanteessa kuin tilanteessa! Ennakointi kuitenkin on paras tapa selvitä muutostilanteesta – lain näkökulmasta etukäteen kerrottu mahdollinen muutos ei oikeastaan mikään muutos olekaan, koska se on jo kilpailutusvaiheessa tarjoajille kerrottu.

Mistä lain hieman tiukkapipoinen linja johtuu ja miksi ymmärrystä haastavassa muutostilanteessa ei heru? Asia juontaa tässäkin lain perusperiaatteiseen – tarjoajien tasapuoliseen kohteluun. Mikäli sopimuksen sisältö on jotain olennaisesti muuta kuin mitä kilpailutuksessa annettiin ymmärtää, olisi muutkin tarjoajat voineet esimerkiksi hinnoitella oman tarjouksensa eri tavalla. Tai jos merkittäviä pakollisia vaatimuksia ei sopimuskaudella loppupeleissä vaadita, olisi voittaja voinut olla tarjoaja, joka kilpailutukseen ei edes voinut osallistua kyseisten pakollisen vaatimuksen vuoksi. Muutos sopimukseen on siis kielletty, jos sen vuoksi kilpailutuksen lopputulos olisi voinut olla erilainen. Myös sopimuksen muuttaminen taloudellisesti edullisemmaksi sopijakumppanille ei ole mahdollista. Kielletty muutos on myös se, että sopijakumppani vaihdetaan tuosta vain toiseen – vaikka uusi kumppani samoihin sopimusehtoihin sitoutuisikin.

Muutamia myönnytyksiä on lain laatija kuitenkin tehnyt. Yllä mainittu ennakointi tekee muutoksesta sallitun. Lisäksi sopimukseen kuulumattomien lisäpalvelujen tai -tavaroiden ostaminen voi olla sallittua, jos sopijakumppanin vaihtaminen ei ole taloudellisista tai teknisistä syistä mahdollista ja vaihtamisesta tulisi merkittävää haittaa tai kustannuksia tai jos tarve syntyy ennakoimattomien olosuhteiden vuoksi. Avoimuuden vuoksi näistä lisähankinnoista tulee kuitenkin ilmoittaa Hilmassa.

Sallittu muutos on myös sopijakumppanin vaihtuminen, jos se johtuu esimerkiksi yritysostosta ja uusi kumppani täyttää kaikki samat kriteerit kuin vanhakin. Viimeisenä myönnytyksenä laissa on muutoksen vähäarvoisuus – jos muutos ei vaikuta hankinnan luonteeseen ja sen arvo on tavara- ja palveluhankinoissa kokonaisuudessaan alle 10 % alkuperäisestä sopimuksesta ja rakennusurakoissa alle 15 % eikä muutos itsessään ylitä EU-kynnysarvoa, on muutos vähäarvoinen ja siis sallittu muutos.

Jo kuluneen sanonnan mukaan – mikään muu ei ole varmaa kuin muutos. Mikäli sopimuskaudella tapahtuvat mahdolliset muutokset mietityttävät hankinnan valmisteluvaiheessa tai muutostarve tulee yllättäen sopimuskaudella eteen, niin otetaan hankintalain 136 § tarkempaan tarkasteluun ja mietitään yhdessä. Jokainen tilanne on uniikki, mutta KuHasta löytyy keinoja sekä ennakointiin että akuutin tilanteen ratkaisuun.

Blogin kirjoittaja:  
Minna Kitusuo, hankinta-asiantuntija